HubSpot Datenchaos verhindern mit Custom Objects: Komplexe Daten strukturiert abbilden

Die Herausforderung mit mehrzeiligen Textfeldern und Multiple Checkboxen

Oft sehe ich, dass mehrzeilige Textfelder genutzt werden, um in einem Kontakt mehrere Datenpunkte listenartig zu speichern. Ein Beispiel dafür ist eine kommagetrennte Auflistung der teilgenommenen Veranstaltungen eines Kontakts.

Auf den ersten Blick wirkt das wie eine einfache und schnelle Lösung, um mehrere Datenpunkte in einem Kontakt zu verwalten. Dieses Setup bringt jedoch einige Probleme mit sich:

• Analyse: Wie lässt sich herausfinden, wie viele Personen am letzten Event teilgenommen haben?
• Automatisierung: Wie kann die Teilnahme eines Events in einer Workflow-Automatisierung berücksichtigt werden?
• Inkonsistenz: Unterschiedliche Schreibweisen oder Abkürzungen sorgen für inkonsistente Daten.

Manchmal werden auch Multiple Checkboxen verwendet, um die besuchten Veranstaltungen auszuwählen. Aber was, wenn eine Veranstaltung noch nicht in der Property gelistet ist? Und hat jeder Mitarbeiter die nötigen Bearbeitungsrechte, um neue Optionen hinzuzufügen?

Das Kernproblem: Daten zu Veranstaltungsteilnahmen

In beiden Fällen trifft man jedoch schnell auf ein grundlegendes Problem: Wie lassen sich Daten speichern, die sich direkt auf die Veranstaltungsteilnahme beziehen? Beispielsweise das Veranstaltungsdatum, der Ort oder das Thema der Veranstaltung.

Es wird klar, dass schnell ein Datenchaos entstehen kann, wenn man solche Properties auf Kontaktebene erstellt.

Die Lösung: Custom Objects in HubSpot

Um solche komplexen Datenstrukturen effektiv zu verwalten, bieten Custom Objects in HubSpot eine elegante Lösung. Mit dieser Funktion ist es möglich, die Veranstaltung als eigenes Objekt zu erstellen und diesem Objekt zusätzliche Eigenschaften zuzuordnen.

Rollenvergabe durch Association Labels

Ein besonderer Vorteil der Custom Objects ist die Möglichkeit, Kontakte einer Veranstaltung in verschiedenen Rollen zuzuweisen. Die sogenannten "Association Labels" ermöglichen es, unterschiedliche Rollen für die Assoziation zu vergeben. So kann ein Kontakt beispielsweise als Besucher oder auch als Speaker an einer Veranstaltung teilgenommen haben.

So wird ein Custom Object erstellt und mit Kontakten assoziiert:

Schritte zur Erstellung des HubSpot Custom Object:

1. Zum Custom Objects Bereich navigieren

• Im Hauptmenü auf "Einstellungen" (Zahnrad-Symbol) klicken.
• Im linken Menü unter "Objekte" den Punkt “Benutzerdefinierte Okjekte” auswählen.
• Dann auf “Benutzerdefiniertes Objekt erstellen“ klicken.

2. Custom Object erstellen

• Auf den Button "Objekttyp erstellen" klicken.
• Einen Namen für das Custom Object eingeben.
• Optional: Eine Beschreibung hinzufügen.
• Primäre Anzeigeeigenschaft eingeben. In unserem Beispiel ist das der Veranstaltungsname.

3. Assoziationen festlegen

• Die Option "Assoziationen" auswählen.
• Auf "Assoziation hinzufügen" klicken.
• "Kontakte" aus der Liste der Standardobjekte auswählen.
• Die Assoziation speichern.

4. Eigenschaften hinzufügen

• Den Tab "Eigenschaften" anklicken.
• Benötigte Eigenschaften durch Klicken auf "Eigenschaft erstellen" hinzufügen.
• Namen, Typ und weitere Details der Eigenschaften angeben.

5. Speichern und Veröffentlichen

• Alle Einstellungen und Eigenschaften überprüfen.
• Auf "Veröffentlichen" oder "Speichern" klicken.

Das Custom Object ist so einsatzbereit und kann mit Kontakten assoziiert werden.